СтудЗона - огромная база рефератов, курсовых и шпаргалок на все случаи жизни!

 
новини . срок поверки электросчетчика
   

Курсовая работа по дисциплине «Информатика» на тему «Обмен данными в MS Office»

Предмет: Информатика
Оцените материал
(0 голосов)

Тема “Обмен данными в MS Office” является актуальной на сегодняшний день потому, что пакетом программ Microsoft Office (Microsoft Office)   пользуются  множество людей. Пакет MS Office объединяет общим названием большое количество программ, и делает их единой взаимосвязанной системой

Оглавление:

Введение……………………………………………………………………….3

  1. Теоретическая часть……………………………………………………….4

1.1  Введение……………………………………………………………...……4

1.2  Пакет прикладных программ Microsoft Office…………………...……...5

1.3  Понятие обмена данными…………………………………………………9

1.4  Понятие составного документа………………………………………..…10

1.5  Способы обмена данными……………………………………………..…12

Заключение…………………………………………………………………….21

  1. Практическая часть……………………………………………………..….22

2.1 общая характеристика задачи………………………………………….…22

2.2 Описание алгоритма решения задачи………………………………....…24

Список использованной литературы……………………………………...…28

просмотреть полностью

 

Введение.

Тема “Обмен данными в MS Office” является актуальной на сегодняшний день потому, что пакетом программ Microsoft Office (Microsoft Office)   пользуются  множество людей. Пакет MS Office объединяет общим названием большое количество программ, и делает их единой взаимосвязанной системой. В этой системе границы между, казалось бы, совсем разными приложениями оказываются размытыми. Например, создавая текст с помощью MS Word, можно вставить в него электронную таблицу, причем не статическую картинку, а настоящую, "живую", считающую таблицу. Именно поэтому обмен данными между приложениями играет большую роль в среде MS Office. В этой курсовой работе пойдет речь о том, что такое обмен данными, будет рассмотрено понятие составного документа, технология внедрения и связывания объектов и др.

 В данной курсовой работе объектом изучения  является прикладная программа Microsoft Office. Предмет изучения: способы обмена данными в данной прикладной программе. Цель работы: углубленное изучение способов обмена данными в   прикладных программах Microsoft Office. Задачи работы: 1. Ознакомиться с пакетом прикладных программ Microsoft Office  и его состав. 2. Детально изучить способы обмена данными между программами.

В данной курсовой также рассматривается экономическая задача, которая решена с помощью ППП (EXCEL). Эта задача о произведении расчетов по предоставленным услугам. Часть курсовой, в которой и рассматривается задача, называется Практической частью.

Класс и состав ПК  и программного обеспечения процессор Intel Celeron D  3.06GHz/ оперативная память -  1536 Мб/ винчестер – HDD 80 Gb Samsung SP HD080HJ/

 

  1. 1.     Теоретическая часть.

1.1 Введение.

В начале третьего тысячелетия в развитых странах индустриальное общество достигает апогея и создается необходимая  информационно– производственная база для перехода к постиндустриальному, информационному обществу.

Основным ресурсом этого  общества являются знания, главной особенностью - формирование новой хозяйственной системы – экономики знаний, эффективность которой определяется степенью развития человека, базовой парадигмой становится человеко-машинное общество, а основной характеристикой – скорость. Переход к информационному обществу обеспечивает развитым странам невиданный технологический отрыв, в основе которого в значительной степени лежат достижения информатики.  Информатика – сравнительно молодая наука, включающая в себя такие направления, как теория информации, теоретические основы вычислительной техники, программирование, вычислительные методы, искусственный интеллект, информационные технологии. Без овладения хотя бы одним из направлений  этой науки человеку невозможно интегрироваться в информационное общество, а специалисту тем более. Такой человек в информационном обществе будет ощущать себя человеком разумным, но как бы не умеющим ни читать, ни писать, т.е. такой человек не сможет обмениваться данными, информацией и знаниями. Это особенно важно для экономистов и менеджеров.

 

1.2  Пакет прикладных программ Microsoftoffice

Microsoft Office – пакет прикладных программ, позволяющий решать разнообразные задачи. Приложения Microsoft Office настолько тесно связаны между собой, что часто их совокупность  рассматривается как единая программа.

Первая рабочая версия           Microsoft Office 4.2 вышла в свет в начале 90-х годов ХХ века. В то время он представлял собой небольшой набор офисных продуктов для одного пользователя. Менее чем за 10 лет вышли несколько версий  Microsoft Office. За столь непродолжительное  время пакет превратился в широко интегрированную систему, включающую не только уже ставшие привычными пользователям средства(текстовый и  табличный процессоры, системы управления базами данных, системы управления персональной информацией и ряд других), но и серверы, службы и программы для настольных компьютеров, разработанные для совместной работы по решению широкого круга бизнес – задач.

Традиционно пакет прикладных программ Microsoft Office имеет несколько вариантов поставки:

▪ стандартный, предназначенный для пользователей, сфера интересов      которых распространяется на базовый  набор инструментов для организации делопроизводства, создания, публикации и анализа документов в сети организации и в глобальной сети Интернет; 

▪ малый бизнес для использования на малых предприятиях;

▪ профессиональный, в котором стандартная версия дополнена системами управления базами данных;

▪ специальный профессиональный, в котором профессиональная версия дополнена системами управления веб-узлами и веб-сайтами;

▪ разработчик, предназначенный для профессиональных разработчиков и содержащий кроме полной специальной профессиональной версии комплект  инструментария и документации для создания, внедрения и поддержки решений на базе Microsoft Office. В состав пакета входят два блока       компонентов – основные и вспомогательные.

Блок основных компонентов состоит из следующих приложений:

▪ текстовый процессор Microsoft Word. Универсальный редактор текстовых  документов, снабженный большим набором инструментов, присущих настольной издательской системе, позволяющий создавать документы самого   высокого уровня сложности;

▪ система электронных таблиц (табличный процессор) Microsoft Excel.

  Область применения табличного процессора весьма широка: от выполнения   элементарных вычислений до  создания бухгалтерских книг, счетов, диаграмм, и финансовых моделей. Электронная таблица снабжена мощными средствами анализа данных и построения диаграмм, а также аналитическими функциями. К числу основных сервисных возможностей Microsoft Excel относятся возможности разнообразно упорядочивать информацию на листах и в книгах, на базе встроенных функций и программы создавать  собственные функции и формулы любого уровня сложности, создавать качественные двух и трехмерные графики и диаграммы, обрабатывать информацию баз данных в списках, анализировать данные и разрабатывать сценарии, повышать производительность работы за счет создания и применения макросов;

▪ система подготовки презентаций Microsoft PowerPoint. Разработана как средство для создания слайдовых и проекционных презентаций, автоматических демонстраций и мультимедиа-экспозиций. Программа позволяет строить презентацию на основе стандартных наборов слайдов или же задавать   свое собственное содержание с помощью презентационных средств PowerPoint и данных из Word, Excel  или Access. Приложение снабжено большим   набором шаблонов слайдов. В слайд могут быть помещены текстовая ин -  формация, различного рода графики и диаграммы, графические изображения. Анимационные эффекты при выводе информации внутри слайда и при   смене слайдов делают этот программный продукт незаменимым инструментом при подготовке и проведении различного рода презентаций;

▪ система управления персональной информацией Microsoft Outbook – приложение, выполняющее функции электронной записной книжки, дневника,  средства для составления личного расписания, графика встреч и пр., с возможностью работать  с электронной почтой;

▪ система управления базами данных Microsoft Access – приложение для работы с базами данных, с помощью которого можно создавать и вести списки клиентов, хранить учетную информацию о товарах и другие упорядоченные данные. Для удобства задания условий поиска информации, вывода на экран (печать) результатов поиска системы предоставляет возможность создавать различные формы, запросы и отчеты, как в режиме мастера, так и в режиме конструктора, где за пользователем остается право самостоятельно формировать внешний вид документа на экране и при печати;

▪ система управления веб-узлами Microsoft  FrontPage – приложение, позволяющее в диалоговом режиме выполнить все необходимые действия по созданию и  редактированию веб-страниц пользователю, не знакомому со специальными языками программирования для веб;

▪ настольная издательская система Microsoft Publisher. Основное предназначение этого приложения – средство для создания профессионально оформленных публикаций – брошюр, буклетов, карточек, листовок. Большое количество мастеров (специальных программных средств) позволяет автоматизировать процесс оформления документа;

▪ система управления проектами Microsoft Project. Продукт имеет удобные   средства построения отчетов и ведения информации, необходимой для принятия управленческих решений, и эффективные алгоритмы её анализа;

▪ система  подготовки диаграмм Microsoft Visio. Содержит богатую библиотеку диаграмм, позволяющую построить организационные (иерархические),  циклические, радиальные, пирамидальные и другие типы диаграмм любого   уровня сложности.

К числу вспомогательных приложений относятся:

▪ интерпретатор запросов к внешним базам данных Microsoft Query;

▪ программа рисования блок-схем Microsoft Organization Chart;

▪ программа создания диаграмм Microsoft Graph;

▪ программа создания фигурных текстов Microsoft WordArt;

▪ редактор математических формул Microsoft Equation;

▪ программа распознавания текстов Microsoft Office Document Imaging;

▪ средства рисования Microsoft Draw;

▪ географические карты Microsoft Map;

▪ служба индексации документов Microsoft Find Fast;

▪ коллекция картинок и клипов Microsoft ClipArt;

▪ панель Microsoft Office.

Панель Microsoft Office является своего рода «пультом дистанционного управления» и представляет собой набор настраиваемых кнопок, расположенных вдоль одной из сторон экрана. Изменение положения панели Office на экране происходит простым перетаскиванием её мышью в новое место. Согласно штатной настройке панель всегда находится поверх остальных окон рабочего стола Windows, что обеспечивает свободный доступ к кнопкам приложений на любом этапе работы.

Обычно панель MS Office автоматически появляется на экране при каждом запуске  MS Windows, так как команда на загрузку панели MS Office записана в разделе «Автозагрузка».

Панель MS Office была разработана с таким расчетом, чтобы пользователь мог легко переходить от одной задачи к другой, и  имел возможность одновременно создавать документы в нескольких приложениях. На панели могут быть выведены кнопки, которые позволяют пользователю не только вызвать какое-либо приложение, но и оказаться в конкретном месте этого приложения.

 

1.3 Понятие обмена данными

Обмен данными в широком смысле – это передача информации от одного объекта другому. В компьютерном мире до  недавнего времени под обменом понимали процесс ввода и вывода данных между оперативной памятью  и  периферийными  устройствами. С появлением концепции Windows под обменом данными  стали понимать передачу данных от одного объекта к другому.

В результате этого процесса объекты могут изменяться, а также могут создаваться новые объекты, образующиеся из одного или нескольких существующих объектов.

Такими объектами могут быть приложения, папки, документы, а передаваемыми данными – фрагменты документов, документы, файлы, папки, т.е также объекты среды Windows. Так, в результате копирования файла или папки появляются копии, а вследствие обмена данными между приложениями создаются составные документы, собранные из фрагментов, сформированных в разных приложениях.

 

1.4 Понятие составного документа

При создании документа возникает необходимость вставить в него фрагмент из документов, созданных в других программных средах. Такой фрагмент по отношению к документу, в который он вставляется, может иметь иной тип данных. Например, в текст, созданный в текстовом редакторе WordPad, включается растровый рисунок из графического редактора Paint, а также таблица из табличного процессора Excel. В результате появляется документ, включающий данные разного типа, созданные в разных приложениях.

Такая же ситуация может возникнуть  и при использовании одного приложения. Например, текст и векторные рисунки можно сделать в среде текстового процессора Word, объединив их затем в одном документе. Налицо фрагменты разного типа данных – текст и рисунки, хотя они созданы в одном

приложении, для их создания использовались разные инструменты. Поэтому их объединение легче строить, считая, что они созданы в разных средах.

Операционная система Windows поддерживает такие механизмы обмена данными, с помощью которых любое приложение может включать в свои документы практически любые данные, даже если с этими данными оно и не может работать. Документ, содержащий разнотипные данные, ничем не отличается от обычных документов. Его можно печатать, хранить и производить с ним любые другие действия. Подобный документ получил название составного или интегрированного документа.

Составной (интегрированный) документ – документ, в котором объединены данные разного типа, созданные в разных приложениях.

В большинстве случаев в составном документе можно выделить главную часть, которая создавалась в одном приложении и куда вставлялись объекты из других приложений. Составной документ вызывается из приложения, где создавалась его главная часть. Видимо, настолько прочно вошла в практическую деятельность пользователя работа с составным документом, что все чаще стали заменять понятие составного документа просто документом.

Возможно создание составного документа, у которого нет главной части и который весь состоит из объектов, созданных в других приложениях. Например, документ Word может состоять из единственного рисунка, созданного в графическом редакторе Paint.

Часто при создании составного документа используют такую терминологию:

▪ источник или сервер – приложение, откуда производится вставка фрагмента   в составной документ;

▪ приемник или клиент (адресат) – приложение, где находится главная часть   составного документа и куда вставляются объекты из других приложений.

 

1.5 Способы обмена данными

 

1. Обмен данными перетаскиванием объекта мышью.

Во многих приложениях обмен данными может быть выполнен путем перетаскивания с помощью мыши. Так можно реализовать и операцию копирования, и операцию перемещения. Операцию перетаскивания мышью рекомендуется использовать, когда источник на экране монитора находится недалеко от приемника. Для этого окна приложений целесообразно расположить рядом.

▪ Перемещение объекта с помощью мыши осуществляется следующим образом: выбирается  перемещаемый объект, для чего на этом объекте    нужно установить указатель мыши. Можно выбрать группу объектов    (например, фрагмент текста), протащив мышь при нажатой левой кнопке;

▪ при нажатой левой кнопке мыши выделенный  объект перетаскивается    до места назначения. Копирование осуществляется аналогично перемещению при одновременно нажатой клавише  <Ctrl>. При этом перемещаемый объект будет обозначен дополнительно знаком «плюс».

 

2. Обмен данными через буфер.

Буфер обмена играет важнейшую роль при организации обмена данными. Это часть виртуальной памяти, которая служит неким перевалочным пунктом при обмене данными. При небольших объемах передаваемых данных для буфера обмена выделяется часть оперативной памяти.

Основные приемы работы с буфером обмена поддерживаются большинством программных продуктов. Его широко используют:

▪ при создании и редактировании простого документа, когда с помощью                       буфера  обмена осуществляются копирование, перемещение и удаление его фрагментов;

▪ при создании и редактировании составного документа, когда необходимо использовать объекты из разных приложений;

▪ при перемещении или копировании объектов файловой системы (файлов и папок);

▪ для сохранения в файле выделенного фрагмента документа.

Буфер обмена – специальная область памяти, которая предназначена для временного хранения  переносимого, копируемого или удаляемого объекта.

Буфер обмена обслуживается операционной системой и характеризуется следующими свойствами:

▪ в буфере обмена хранится объект, помещенный в него одним из  известных пользователю способов;

▪ в буфере обмена объект хранится до тех пор, пока не будет помещен в него новый объект;

▪  буфер обмена доступен из любого приложения;

▪ содержимое буфера обмена можно просмотреть или сохранить в файле с помощью приложения Просмотр буфера обмена;

▪ буфер обмена очищается при перезагрузке операционной системы либо специальной программой;

▪ объект в буфере обмена хранится в формате, определяемом приложением – источником, но при его вставке в составной документ, как правило, предоставляется возможность преобразования в другой формат.

При обмене данными между приложениями через буфер обмена можно установить связь между источником и приемником. Эта связь позволяет редактировать объект непосредственно в составном документе средствами приложения - приемника (связь между составным документом и приложением- источником) либо обновлять объект, если он был записан в файл и впоследствии  изменен приложением – источником (связь между составным документом и файлом). Такая связь в одних случаях необходима, а в других нет. Так, при копировании или перемещении объектов файловой системы между папкой – источником и папкой – приемником не устанавливается никакой связи. Но при удалении файла он фактически перемещается в специальную папку Корзина, причем устанавливается связь Корзины с папкой, в которой этот файл находился. Эта связь позволяет при необходимости вернуть файл на прежнее место.

Для вставки объекта из буфера обмена можно воспользоваться командой Вставить, вызвав её любым способом, например из контекстного меню. После выполнения этой команды объект становится частью документа, создаваемого  в приложении – приемнике. При этом объект вставляется в составной документ, как правило, как OLE – объект, сохраняющий связь с приложением- источником. Его можно редактировать непосредственно в составном документе, вызвав приложение – источник.

Пользователь может в определенных пределах изменять способ вставки объекта из буфера обмена. Для этого нужно использовать команду Специальная вставка, которая во многих приложениях располагается в меню Правка.

Обмен данными через буфер выполняется в следующей  последовательности:

▪ выделяется объект, подлежащий копированию или перемещению;

▪ выделенный объект переносится в буфер обмена с помощью команды      <Копировать>  или <Вырезать> (например, через контекстное меню);

▪ указатель мыши устанавливается в место вставки объекта;

▪ объект вставляется в указанное место командой <Вставить> или командой <Специальная вставка> (через контекстное меню или меню Правка).

 

3. Процедура связывания и внедрения OLE – объектов.

Это наиболее эффективный способ обмена данными между приложениями. Появление технологии OLE обусловлено необходимостью формирования документов из данных разного типа. Основное достоинство данной технологии, которая была разработана фирмой Microsoft, состоит в том, что она не имеет ограничений и позволяет организовать передачу данных практически между любыми приложениями. Технология OLE определяется правилами взаимодействия  Windows – приложений.

Технологию OLE поддерживают не все Windows – приложения, а только те, которые предназначены для разработки составных документов. Одни приложения можно использовать только в качестве приемника, другие – только в качестве источника, но есть приложения, которые могут выступить и в той, и в другой роли.

Технология OLE обеспечивает пользователю возможность редактировать вставленный в составной документ объект средствами, которые предоставляет приложение – источник. OLE – объект всегда сохраняет связь с приложением – источником (эта связь активизируется двойным щелчком), но может и не быть связанным с документом – источником.

Технология OLE предусматривает два варианта обмена данными:

▪ внедрение объекта, при котором в документ – приемник вставляется сам объект. Для отображения на экране или распечатки документа OLE – объект не использует средств приложения – источника. Например, при переносе составного документа на другой компьютер OLE – объект будет отображаться  нормально, даже если на этом компьютере нет соответствующего приложения – источника. Однако OLE – объект сохраняет связь с приложением – источником, которая позволяет обеспечить редактирование OLE – объекта внутри составного документа;

▪ связывание объекта, при котором в документ – приемник помещается не сам объект, а лишь ссылка на документ – источник. В этом случае OLE – объект будет связан не с приложением – источником, а с документом – источником, в котором находится этот объект. Эта связь позволяет изменить представление объекта в документе – приемнике, как только этот объект будет в документе – источнике.

 

Внедрение объекта.

При внедрении объекта в документ – приемник вставляется сам объект. Если этот объект получен копированием данных из некоторого документа – источника, то данные сохраняются на прежнем месте, а в документ – приемник вставляется их копия, причем связь между объектом и его копией не устанавливается. При этом наряду с командой  Вставить можно использовать команду Специальная вставка.

Внедрить объект в документ можно несколькими способами:

▪ из открытого документа (с помощью команд Вставить  и Специальная вставка);

▪ из файла (специальной командой вставки файла или импорта файла);

▪ непосредственным вызовом OLE – сервера (командой Вставить объект).

Внедрение объекта из открытого документа выполняется следующим образом:

▪ в приложении – источнике выделяется объект, который будет внедряться;

▪ выделенный объект копируется в буфер обмена с помощью команды Копировать или  Вырезать;

▪ осуществляется переход в приложение – приемник, где формируется составной документ, и указатель мыши устанавливается в место вставки объекта.

▪ вставляется объект с помощью команды  <Вставить> или <Специальная вставка>;

▪ при использовании команды Специальная вставка на экране появляется диалоговое окно <Специальная вставка>, в котором необходимо выбрать способ вставки данных как объекта, отметить кнопку выбора  <Вставить> и нажать кнопку <ОК>. Данные можно вставлять в составной документ также в виде значка, для чего в диалоговом окне <Специальная вставка> следует отметить соответствующий переключатель.

Технология внедрения содержимого файла, которая рассматривается на примере приложения Word, состоит в следующем:

▪ в составном  документе указывается место внедрения;

▪ вводится  команда  Файл из управляющего меню Вставка;

▪ в диалоговом окне <Вставка файла> устанавливаются необходимые параметры, и выбирается имя файла. При этом не следует устанавливать переключатель <Связь с файлом>, чтобы содержимое файла оказалось внедренным;

▪ нажать кнопку <ОК>.

Объект, внедренный по технологии OLE, можно редактировать средствами приложения – источника следующими способами:

▪ выбрать соответствующую команду в управляющем или контекстном меню.

▪ дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на внедренном объекте.

Если один и тот же объект внедряется в несколько документов, то в каждом документе будет храниться своя копия объекта. В этом  случае хранение объекта и всех его копий требует дополнительного расхода внешней памяти.

Кроме того, не сохраняется никакой связи между копиями объекта, изменение одной из копий никак не влияет на остальные копии объекта.

 

Связывание объекта.

При просмотре или распечатке составного документа связанный объект ничем не отличается от внедренного. Различие проявляется лишь при редактировании объекта. Связанный объект всегда находится в документе – источнике, а в составном документе – приемнике хранится ссылка (указание местонахождения) на файл с этим документом.

Таким образом, при связывании объекта в документах – приемниках указываются ссылки на объект, а сам объект хранится в единственном экземпляре в документе – источнике. Любые изменения объекта, проводимые в документе – источнике, обязательно отражаются на представлении объекта в составных документах. При открытии составного документа необходимо позаботиться о том, чтобы присутствовали все файлы, в которых хранятся связанные с ним объекты, причем в точности в тех папках, в которых они находились при связывании.

Технологией связывания объекта целесообразно пользоваться в следующих случаях:

▪ объект вставляется в несколько разных документов, и необходимо, чтобы любые изменения этого объекта отражались в этих документах;

▪ объект занимает слишком много места и затрудняет работу с составным документом;

▪ при недостатке внешней памяти.

Создание связанных объектов в составном документе возможно двумя способами:

▪ из открытого документа. При этом в составной  документ можно включить лишь некоторый фрагмент из документа – источника;

▪ из файла. При этом документ – источник полностью включается в составной документ.

Для связывания объекта необходимо, чтобы объект был сохранен в файле как документ или его часть.

Связывание объект из открытого документа выполняется следующим образом:

▪ в приложении – источнике выделяется объект, который будет связываться;

▪ выделенный объект переноситься в буфер обмена с помощью команды <Копировать>;

▪ осуществляется переход в приложение – приемник, в котором формируется составной документ, и указатель мыши устанавливается в место вставки объекта;

▪ вводится команда Специальная вставка;

▪ в диалоговом окне <Специальная вставка> отмечается кнопка выбора <Связать>, указывается способ вставки объекта (в обычном виде или в виде значка) и нажимается кнопка <ОК>.

Связывание с файлом (на примере текстового процессора Word) состоит в следующем:

▪ в составном документе указывается место вставки;

▪ вводится команда Файл из меню  Вставка;

▪ в диалоговом окне <Вставка файла> устанавливаются флажок <Связь с Файлом> и другие необходимые параметры, затем выбирается документ, в котором хранится объект;

▪ нажимается кнопка <ОК>.

Изменить связанный объект можно, отредактировав документ – источник, в котором он размещен. Это можно осуществить одним  из двух способов.

Первый способ – открыть документ – источник, непосредственно в среде приложения – источника, второй способ – открыть документ – источник  из составного документа, где находится связанный объект. Открытие можно осуществить либо с помощью контекстного меню, либо двойным щелчком кнопки мыши на этом объекте.

Поскольку связанные объекты хранятся отдельно от  составного документа в своих документах – источниках, важно иметь сведения о связях составного документа. Просмотреть, обновить и изменить связи составного документа можно в диалоговом окне <Связи>, которое, например, в  приложении Word вызывается командой Связи из меню Правка. Это диалоговое окно содержит информацию  о связях данного объекта:

▪ спецификацию (путь) файла;

▪ тип или формат объекта;

▪ режим обновления объекта в составном документе – автоматическое или ручное (по запросу).

При автоматическом обновлении связанный объект в составном документе изменяется сразу, как только он изменился в документе – источнике. При ручном обновлении необходимо явное указание со стороны пользователя.

Вывод: Обмен данными очень важен в экономической деятельности. При помощи  способов обмена данными можно более  профессионально и на высоком уровне составлять любые документы. Когда пользователь с компьютером «на «ты», то и на рабочем месте он продуктивнее и качественнее исполняет свои обязанности.

 

Заключение

Пакет  Microsoft Office 2003, приемник Microsoft Office XP, является ключевым компонентом системы MS Office System. Этот пакет позволяет обеспечить взаимосвязь людей, данных и бизнес-процессов, упрощая принятие наиболее эффективных мер и получение высоких результатов.

Большое количество способов обмена данными в приложениях MS Office делает создание нужных документов более простым и быстрым. Средства связывания и внедрения объектов, предоставляемые в наше распоряжение Microsoft Office 2003, позволяют объединить в одном документе объекты, созданные в разных приложениях пакета.

Характерной особенностью приложений пакета является возможность обмена данными между приложениями, что позволяет использовать подготовленную в различных приложениях информацию для составления единого сложно организованного документа включающего текст, таблицы с расчётными данными, графики, рисунки, информацию из баз данных и т.д.

 

  1. 2.     Практическая часть.

2.1 Общая характеристика задачи.

Предприятие ООО «Энергосбыт» осуществляет деятельность, связанную с обеспечением электроэнергией физических и юридических лиц, и производит расчеты по предоставленным услугам. Данные, на основании которых производятся расчеты по оплате, представлены на рис 1.1.

  1. Построить таблицу согласно рис 1.1.
  2. результаты вычислений представить в виде таблицы, содержащей данные о расходе электроэнергии и сумму к оплате (рис 1.2), и в графическом виде.
  3. организовать межтабличные связи для автоматического формирования квитанции об оплате электроэнергии.
  4. Сформировать и заполнить квитанцию об оплате электроэнергии (рис 1.3).

Код

плательщика

ФИО

плательщика

Адрес

Показания

счётчика

на начало

месяца, КВт

Показания

счётчика

на конец месяца, КВт

1

Коломиец И. И.

проспект

Мира, 44-5

44578

44623

2

Гудзенчук А. А.

проспект

Мира, 44-6

33256

33342

3

Матвеев К. К.

проспект

Мира, 44-7

14589

14705

4

Сорокин М. М.

проспект

Мира, 44-8

78554

78755

5

Ивлев С. С.

проспект

Мира, 44-9

25544

25601

Показания электросчетчиков

Рис 1.1 Данные о показаниях электросчетчиков

 

Расчет оплаты электроэнергии

Тариф за 1 Квт   1,4 руб            Месяц:   Декабрь 2005

ФИО

плательщика

Код

плательщика

Расход

электроэнергии

за месяц, КВт

 

К оплате, руб.

Коломиец И. И.

001

 

 

Матвеев К. К.

003

 

 

Ивлев С. С.

005

 

 

Гудзенчук А. А.

002

 

 

Сорокин М. М.

004

 

 

ИТОГО

 

 

 

Рис. 2.2. Расчёт оплаты электроэнергии

 

ООО "Энергосбыт"

 

 

Месяц __________ 20__г.

 

Код плательщика

 

КВИТАНЦИЯ НА ОПЛАТУ ЭЛЕКТРОЭНЕРГИИ

 
 
 

Ф.И.О. плательщика:

____________

 

 

ТАРИФ ЗА 1 КВт

1,40руб.

 

 

 

Показания счетчика на начало месяца, КВт

Показания счетчика на конец месяца, КВт

Расход

К оплате, руб.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Описание алгоритма решения задачи.

1.Запускаем табличный процессор MS Excel.

2. Создаем книгу с именем «Энергосбыт».

3.Лист 1 переименовываем в лист с названием  «Показания электросчетчиков».

4. На рабочем листе «Показания электросчетчиков» создаем таблицу   «Показания электросчетчиков за декабрь 2005г.».

5. Заполняем таблицу исходными данными  из рис.1.1 (рис 2).

 

Рис 2. Расположение таблицы «Показания электросчетчиков» на рабочем листе MS Excel

 

6. Лист 2 переименовываем в лист с названием «Расчет оплаты электроэнергии».

7. На рабочем листе «Расчет оплаты электроэнергии» создаем таблицу, в которой будут содержаться данные о расходе  электроэнергии и сумме к оплате.

          8. Заполняем таблицу исходными данными. (рис 3).

 

 

 

Рис 3. Расположение таблицы «Расчет оплаты электроэнергии» на рабочем листе MS Excel

9.Графу «ФИО плательщика» заполняем с помощью функции ВПР. Для этого в ячейку А5 вводим формулу: =ВПР(B6;Плательщики;2;1). Размножим введенную в ячейку А5 формулу для остальных ячеек (А6-А9) данной графы.

Таким образом, мы заполним графу «ФИО плательщика» таблицы «Расчет оплаты электроэнергии», находящейся на рабочем листе MS Excel.

10. Графу «Расход электроэнергии за месяц КВт» заполняем автоматически. Для этого в ячейку С5 вводим формулу: ='Показания электросчетчиков'!E6-'Показания электросчетчиков'!D6. Размножим введенную формулу для остальных ячеек (с С6 по С10) данной графы.

11. Заполняем графу «К оплате, руб». Для этого в ячейку D6 вводим =C6*1,4. Аналогично заполняем остальные ячейки (с D7 по D10).

12. По данным таблицы «Расчет оплаты электроэнергии» построим диаграмму «Расход электроэнергии за декабрь 2005 г» (Рис 4).

Для этого используем: ВСТАВКА→ДИАГРАММА→МАСТЕР ДИАГРАММ.

а) выбираем тип диаграммы – Гистограмма;

б) нажимаем кнопку далее;

в) заносим исходные данные во вкладки Диапазон данных и Ряд;

г) нажимаем кнопку далее;

д) выбираем на каком листе разместить диаграмму;

е) нажимаем кнопку готово.

 

Рис.4 Графическое представление результатов вычисления.

13. Создаем новый лист с названием «Квитанция», на котором создаем форму «Квитанция на оплату электроэнергии» (рис 5).

 

Рис 5. Форма «квитанция на оплату электроэнергии».

14. Заполняем форму следующим образом:

В ячейку С14 вводим формулу: ='Показания электросчетчиков'!D6

В ячейку D14 вводим формулу: ='Показания электросчетчиков'!E6

В ячейку Е14 вводим формулу: ='Расчет оплаты электроэнергии'!C6

В ячейку F14 вводим формулу: ='Расчет оплаты электроэнергии'!D6

 

Список использованной литературы:

  1. Информатика: учебник / под. ред. проф. Макаровой Н. В. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 768 с.
    1. Информатика. Лабораторный практикум для студентов 2 курса всех специальностей. – М: ВЗФЭИ, 2006
    2. Энциклопедия Microsoft Office 2003./ И.М. Фролов. – М.: ЗАО “Новый издательский дом”, 2004. – 912с.
    3. Основы компьютерных технологий / Попов В. Б. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 704 с.
    4. Информатика: учебник для вузов / Острейковский В. А. – М.: Высш. шк., 2005. – 511 с.
    5. Толковый словарь по информатике / Першиков В. И. – М.: Финансы и статистика, 1991